Disainibüroo Velvet kodukontoris
Velveti otsus jääda kodukontorisse oli väga lihtne ja selge - mida kiiremini paneme piiri viiruse levikule seda parem!
Velveti kontorist käib päevas koos klientide ja partneritega läbi vähemalt 100 inimest. Oli selge, et ainuõige otsus on kõik need interaktsioonid viia miinimumini ja saata kogu Velveti töökas kollektiiv kodusele tööle.
Meie ettevõtte suuruse tõttu oleme juba ammu oma töö korraldanud selliselt, et tiimi igapäevased tegevused on kirjas Teamweek’is (uue nimega Toggl Plan), tööfaile hoiame ühiskasutust võimaldavas Dropboxis, memosid ja dokumente Dropbox Paper’is ja kasutame igapäevaseks suhtlemiseks Slack’i. Slackis on meil suhtluskanalid erinevate erialaste tiimide ja projektimeeskondade lõikes. See kõik ei erine meie tavapärasest rutiinist. Senisest rohkem peame lihtsalt asju kirja panema, mida muidu oleksime omavahel kommunikeerinud kontoris ise kohal olles. Üheks meie igapäevaseks rutiiniks on kogu ettevõttega hommikune Standup koosolek, kus igaüks ütleb valjult teistele välja mis ta tänased ülesanded on. Selle formaadi viime nüüd läbi Slack’is. Koostasime varakult juba täpse juhendi ja protsessi kuidas seda teha. See võtab online’is pisut kauem aega, aga on samas ka konkreetsem ja asjalikum.
- Oleme tiimiga kokku leppinud, et igaüks annab tööpäeva lõpus ka paari lausega aru mida ta päeva jooksul tegi ja kui kaugele oma töödega jõudis.
- Kõik projektikoosolekud teeme Slack’is audio-kõnedena. Nende kvaliteet on üllatavalt hea ja praegu ei ole sellist tunnet, et mingi info selle tõttu, olgu see info siis emotsionaalne või formaalne, kaduma läheks. Tuju on siiani kõigil hea.
- Digiprojekte oleme juba mõnda aega planeerinud Trellos. Digitiim on üldse kõige paremini selliseks olukorraks valmis. Töövahendid ja töövõtted selgelt defineeritud ja sisse treenitud.
- Minu jaoks isiklikult on kodukontori erinevus selles, et telefonikõnesid on vaja teha palju rohkem. Need hetked kus muidu võtaksin mõne tiimiliikme paariks minutiks kõrvale, et kiiretel teemadel arutleda, tuleb nüüd teha ühekaupa telefonikõnedena.
Mõned tähelepanekud:
- Kodukontoris presskannuga kohvi tehes saad aru kui palju sa tegelikult iga päev kohvi jood, sest kontoris käid kohvimasina nuppe justkui möödaminnes vajutamas.
- Teksti kirjutamine Slack’is või mõnes muus sarnases suhtluskanalis võtab kolm korda rohkem aega kui sama jutt telefonikõnena. Võta toru ja helista. Viirus telefoni kaudu ei levi.
- Kõik inimesed saavad suurepäraselt aru, et praeguses olukorras on kõigil natuke rohkem (ladusa suhtlemise nimel) vaja pingutada ja näen, et seda tehakse tegelikult hea meelega.
- Huumorimeel on meeleolu üleval hoidmiseks ülioluline. Kui kontoris lolli nalja teha ei saa, siis chatis meemide ja kassipiltide postitamine aitab kaasa.
- Kodukontoris võid viibida vabalt valitud riietes (või üldse ilma riieteta) ja köögist saab koguaeg süüa võtta. See on samal ajal nii väga tore kui ka nii väga ohtlik.
- Osadele inimestele sobibki kodukontori formaat rohkem. Nad saavad paremini keskenduda ja on oma ülesannete lahendamisel palju tõhusamad.
- Kõik see on natuke ikkagi põnev ka. Nagu ütles loovjuht Piia: “Minu meelest oli täna ülitegus tööpäev, aga natuke nagu oleks matkal või midagi sellist. Nagu teeks lõkke peal süüa vahelduseks.”
VELVETI VIRTUAALSED LAHENDUSED:
1. VOOGEDASTUSED:
a. Zoom.us (tõrkevaba, nii tasuta kui ka tasuline versioon)
b. Microsoft team
c. Google Hangouts
d. Slack (nii videokõned, kui ka suhtluskanal)
2. DIGITAALSED KOGUD:
a. Figma
b. Invision
c. Sketch
d. InDesign
3. VIRTUAALTUURID:
a. Figma
4. MEESKONNATÖÖ:
a. Toggl Plan
b. Toggl
c. Scoro (CRM, finants)
d. Google Docs
5. FAILIHALDUS:
Dropbox
Dropbox Paper
Google Docs/Drive
Aitäh Pärtel Vurmale ja Ottomar Tammele Velvet Disainibüroost!
Antud postitus on osaliselt refereeritud Turundajate Liidu artiklist 17.03.2020
Disainiturg 2019 Kuldmuna shortlistis