Kas avaliku sektori töökorraldus saab olla innovatiivne?

19.09.2017

Disainikeskuse juhtimisel ellu viidud Siseministeeriumi innovatsiooniprogramm on ilmekaks näiteks, et avalik sektor saab ja peabki olema innovaatiline ning saadud kogemust kavatsetakse edasi kanda nii ministeeriumis kui haldusala sees.

Programmis osalejate tagasiside:

“Oli täiesti värskendav kogemus üle pika aja nii kasulikus ja kaasahaaravas koolitusprogrammis osaleda.”

“Programm on väga hästi läbi mõeldud, kasulik ja väärt osa võtmist, kuna andis võimaluse areneda ise, õppida tundma kolleege ja panustada Siseministeeriumi kui organisatsiooni arengusse.”

“Vajalik. Tekib üldisem vaade igapäevasele tööle. Näiteks on päästes hoopis teisest vaatenurgast probleemidele vaja läheneda kui SMIT-is.”

Uuendusmeelsust edendavate ideede korjeks ning läbitöötamiseks tegutses Riigikantselei juures ligi poolteist aastat avaliku sektori ja sotsiaalse innovatsiooni rakkerühm. Üks nende algatus oli Eesti Disainikeskuse juhtimisel ellu viidud Siseministeeriumi innovatsiooniprogramm, mille eesmärk oli katsetada uuenduslikke viise töökorralduses.

Eesti Disainikeskuse meeskond, kuhu kuulusid disainijuht Ants Lusti (Identity) ning mentoritena Jane Oblikas, Katre Savi ja Pille-Liis Milvere, töötas välja disainimõtlemisest lähtuva arendusprotsessi metoodika, mis võimaldab probleeme lahendada ning uusi ideid ellu viia innovaatiliselt, tõenduspõhiselt ja kasutajakeskselt.

Innovatsiooniprotsessi metoodika loomisel lähtuti järgnevast:

• Avalikus sektoris on sageli tegemist keerukate (“wicked”) probleemidega
• Avaliku teenuse puhul on kasutatavus ja kasulikkus üliolulised
• Disainmõtlemine ja teenusedisain võimaldavad leida parimaid kasutajasõbralikke lahendusi, neid testida ja kohandada

Siseministeeriumi innovatsiooniprogrammis piloteeriti innovatsiooniprotsessi metoodika sobivust avaliku sektori organisatsioonide siseste ja üleste tööprotsesside ning teenuste arendamisel.

Innovatsiooniprogramm koosnes kolmest koolitus-arenduspäevast ning nende vahele jäävast iseseisvast- ja rühmatööst, järgiti disainiprotsessi ning lahenduseni jõudmiseks kombineeriti erinevaid disainitööriistu, mis hõlbustavad vajalike tulemuste saavutamist igas protsessi etapis ning tagavad süsteemse ja tervikliku käsitluse probleemi märkamisest lahenduse juurutamiseni organisatsioonis.  

Kokku osales innovatsiooniprogrammis 64 inimest Siseministeeriumist ja haldusala asutustest (Politsei- ja Piirivalveamet, Päästeamet, Sisekaitseakadeemia, Häirekeskus, Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus), kes otsisid uusi tööriistu kasutades koostöös lahendusi kaheksale väljavalitud probleemile.  

Väljakutsed, mida lahendama asuti olid väga erinevad, kuid nii mõnelgi juhul ülekantavad teistele valitsusasutustele.   Programmi valiti järgmised probleemid:
- eelarve haldamine on ajamahukas;
- vabatahtlike kaasamine siseturvalisuse valdkonnas on ressursikulukas;
- paberil valijakaartide saatmine on riigile (asjatult) kulukas;
- veeohutusalane ennetustöö ei ole ühtne ja seetõttu ebaefektiivne;
- (vähene) suutlikkus kasutusele võtta uusi tehnoloogilisi lahendusi;
- puudub teadmusjuhtimissüsteem.

Programmi tuldi ka lahendusideega, nt GoHELPaBIT (lisaülesannete koordineeritud jagamine ja täitmine) ja StreetView vaade häirekeskuse programmi, mis samuti tagasi algseks probleemiks pöörati ning läbi analüüsiti, sealjuures StreetView vaade osutus nice to have elemendiks ning probleemi fookus ning ulatus teisenesid.

Programmis osalenute tagasiside küsimustikule vastanutest pidas 100% programmi kasulikuks ning soovitaks sarnase algatuse kasutusele võtta ka teistes riigi valitsemisalades.

Rakkerühma lõppraportis toodi innovatsiooniprogrammi mõjuna välja järgmised aspektid:

● Suurem koostöö valitsemisala asutuste vahel;
● Uuenduslike töövahenditega kaasatakse efektiivsemalt ja ollakse huvitatud kaasa tulema;
● Oluliselt paremini suudetakse tuvastada ja sõnastada tegelik (kasutaja/sihtrühma) probleem, leida probleemi lahendused ja osapoolte rollid ning vastutus;
● Ametnike ühise tööprotsessi tulemuseks on tõhusam töökorraldus ja tegeletakse ühise eesmärgi nimel Õigete ülesannetega, mitte isoleeritud tegevustega;
● Väikesemahuliste katsetamiste ja katseprojektidega on võimalik tuvastada riske ja ennetada suuremaid vigu mastaapsete poliitikamuutuste elluviimisel;
● Juhtkonna tugi on lahenduste ellurakendumisel võtmetähtsusega, mistõttu on oluline, et juhtkonnad oleksid protsessi kaasatud alates teemade valikust;
● Töökorralduslikud muutused ja koostöö ei juhtu iseenesest. Vaja on kasutusele võtta uusi meetodeid ning pakkuda tuge uute meetodite kasutamisel, kogemuste vahetamisel ja levitamisel. Innovatsioonikultuur vajab uusi protsesse ja ka ruumi tegutseda.

Protsessi ilmestamiseks avame põhjalikumalt paberivaba valijakaardi näite:

“Ideest teostuseni” paberivaba valijakaardi näitel

Merje Klopets, Siseministeerium

100 000

Enne valimisi saavad kõik hääleõiguslikud inimesed oma postkastidesse ühe paberi, millel on kirjas, kus ja millal hääletada saab. Seda infokandjat nimetame valijakaardiks. Siseministeeriumi soov on olnud, et võimalikult palju inimesi saaks selle info hoopis oma e-postkasti, hoides niimoodi kokku mõttelisi puid ja samas ka maksumaksja raha. Selliselt saadetavat infokandjat nimetame e-valijakaardiks. Varasemate kampaaniate tulemusena oli omale e-valijakaardi tellinud 100 000 inimest. See oli hea stardinäit, kust siseneda Siseministeeriumi ja valitsemisala innovatsiooniprogrammi.

300 000

Innovatsiooniprogrammis seati eesmärgiks e-valijakaardi saajate arvu mitmekordistamine. Programmis osalemine andis hea võimaluse keskenduda põhjalikumalt ühele probleemile ja seda nende inimeste kaasabil, kes tavapärases töös valijakaartidega üldse ei tegele. Ühiselt arutades sündis idee siduda e-valijakaardi saamine kokku eesti.ee suunamisega – seega ei tule e-valijakaarti enam spetsiaalselt tellida. Mõeldud, tehtud. Muudatuse tulemusena saavad eesti.ee e-posti aadressi oma isiklikku e-postkasti suunanud inimesed elektroonselt kõik riigi teavitused, sh valijakaardi. Nii tuli juurde 200 000 e-valijakaardi saajat, kes said muudatuse kohta eesti.ee’lt spetsiaalse teavituse.

321 325

Täpselt selline on e-valijakaardi saajate arv kampaania lõpuks 14. septembril. Eesti.ee e-posti aadressi suunajaid tuleb muidugi ka pärast kampaania lõppu veel juurde, kuid nemad saavad e-valijakaardi mitte tänavusteks valimisteks, vaid tulevasteks riigikogu valimisteks.

Milles kampaania seisnes?

Pidades valimiste teemat piisavalt oluliseks, kasutasime esimest korda võimalust saata teavitus hääleõiguslike inimeste e-posti aadressidele. Valisime kolm eraldi sihtgruppi: esmakordselt valima minevad noored, kõik ülejäänud eesti emakeelega valijad ja vene emakeelega valijad. Loovagentuuri Creatum abiga seadsime sõnumi ja kujunduse ning augusti teises pooled saatsime postituse välja. Sellele lisandus sõnumi levitamine meedia, Facebooki, valitsemisala sisekommunikatsiooni kanalite ja heade partnerite vahendusel. Samuti innustasime ühiskonnaõpetuse õpetajaid valimisealistele noortele e-valijakaarti tutvustama. Kui inimesed oleksid valimistest rohkem huvitatud ja e-valijakaardi saamine oleks ühe klikiga lahendatav, oleks e-valijakaardi saajaid kindlasti veel enam. Samuti oli üheks takistavaks teguriks levinud eksiarvamus, et e-valijakaart on kindlasti seotud e-hääletusega. See oli üks põhjus, miks rääkisime seekord just paberivabast valijakaardist, mitte üksnes „e-valijakaardist“. Kõikide tegevuste tulemusena lisandus e-valijakaardi saajaid juurde küll mitte nii palju kui ootasime, kuid tänu innovatsiooniprogrammis välja mõeldud lahendusele kordades rohkem kui kunagi varem.

Lõpetuseks – kas Sinul juba on eesti.ee e-posti aadress suunatud? Kui mitte, siis saad seda teha siin http://bit.ly/e-posti_suunamine. Nii saad endale e-valijakaardi ja teised riigi teavitused (näiteks dokumentide aegumise kohta) mugavalt e-postkasti.